jueves, 2 de diciembre de 2010

RESUMEN EJECUTIVO


En este informe se ha querido plasmar la implementación de un sistema de información ayudado de tres herramientas básicas: ERP, WEB SITE y la INTRANET, considerando las dos primeras las más importantes para el giro de este negocio que el Restaurant el Encuentro.
Es importante resaltar que esta empresa encabezada por un matrimonio en sus 8 años en el mercado desde que empezó en una carretilla en el grifo mega hasta el día de hoy con local propio se ha ido convenciendo que cada inversión que han realizado les ha dado buenos resultados, por lo tanto la propuesta que se le hace con respecto a la aplicación de estas tecnologías de información es muy probable que la acepten y sobre todo explicarles que le servirán como unas herramientas de gestión para optimizar sus operaciones, mas no que les solucionara todos los problemas.
Con respecto al ERP  consiste básicamente en solucionar y simplificar muchos problemas percibidos en relación con caja, cocina, atención al cliente, registro de nuevos productos, reportes sobre listas de lo vendido por día, etc. Donde la implementación de este software propuesto, fácil de interactuar y  muy accesible a la disponibilidad económica de los dueños les ayuda a simplificar muchas tareas del día a día y poder brindar un mejor servicio al cliente.
Con respecto al diseño WEB la empresa no cuenta con ninguna pagina web, hemos creído indispensable como medio de difusión para sus clientes actuales y potenciales, brindando todo tipo de información con respecto al restaurante donde el cliente de una forma sencilla podrá conocer nuestros productos, servicios, hacer reservaciones, contactarnos, etc. A la vez también proponemos nuestra presencia en las redes sociales que en este caso hemos elegido el facebook ya que es un medio de publicación masiva que hoy en día es la tendencia.
La presencia en un WEB SITE, significaría para la empresa unos altos ahorros en costes de publicidad en los demás medios de difusión convencionales, y difundir la información a nivel nacional e internacional. Dentro de este WEB SITE se ha intentado darle una aplicación a una intranet cuyas funcionalidades es explicada en el informe presentado.
Finalmente este informe trata de ilustra de la forma más clara posible y ajustándose a la realidad como se puede hacer posible la implementación de estos SI, para mejorar la gestión de sus procesos y poder seguir creciendo como lo han ido haciendo a lo largo de los años, porque a pesar de sus deficiencias en atención al cliente, ellos siguen asistiendo y en muchos casos haciéndose autoservicio que es una muestra de la fidelidad que se ha ganado a lo largo de los años.

I Descripción de la Empresa


a.       Nombre de la Empresa: Restaurante “El Encuentro”

b.      Ubicación: Urb de Angamos ( a lado de la cancha de fulbito)

c.       Descripción de la Empresa:

·         Misión: desarrollar una serie de productos de alta calidad aprovechando nuestros recursos marinos ofreciendo a la vez servicios diferenciados atendiendo a las necesidades reales de nuestros clientes y tratar de satisfacerlas de manera global promoviendo el desarrollo de nuestro personal con perspectiva social.

·         Visión y objetivos estratégicos: Poder consolidarnos como líder en comida norteña en la ciudad de Piura y poder expandirnos nacionalmente promoviendo la gastronomía peruana como un factor importante del turismo.


·         Actividades: brinda sus productos a los comensales de Piura, ofreciendo una gran variedad de platos de productos marinos y platos típicos de la región. Cuenta con 5 meseros, 3 cocinero, 1 cajera y 2 ayudantes de cocina.

·         Cartera de Negocio:
                                                        I.            Entradas para empezar:
- Leche de Tigre,  papa rellena, empanadas, tamalitos verdes, papa a la huancaína, yucas fritas.
                                                      II.            Ceviches:
- Pescado, pescado y conchas, conchas, langostinos.
                                                    III.            Chicharrones:
- Pescado, mixto, pollo.
                                                    IV.            Platos a la carta:
-  Pulpo al olivo, tiradito de pescado, coctel de langostinos, arroz con mariscos.
                                                      V.            Bebidas:
- Chicha morada, gaseosas, agua mineral, cervezas.
                                                    VI.            Raspadillas:
- Raspadillas solas, raspadillas con ensalada.

·         Entorno Empresarial: Análisis Porter.




 
·         Función de cada unidad orgánica y personas.

                                                        I.            Cajera: encargada de la caja, inventarios y del flujo de efectivo, se encarga de sacar las cuentas y enviarle el monto total al mesero para que este ultimo la lleve hacia el cliente. Como es la dueña también se encarga de supervisar las de más áreas como cocina, la atención al cliente, etc.
                                                      II.            Meseros: Son 5 encargados de tomar el pedido de los comensales, llevan el pedido a caja para que la cajera de forma manual los registre y luego estos mismo llevan el pedido a cocina, también se encargan de llevar la cuenta a los clientes, de limpieza y mantenimiento en algunos casos.
                                                    III.            Cocineros: Son 3 cocineros que están distribuidos en la cocina según la familia de productos como por ejemplo: carnes, mariscos, sopas, etc. Encargados de elaborar los platos.

·         Recursos y Capacidades:
                                                        I.            Tangibles.
La infraestructura de la empresa esta conformada por 24 mesas, el menaje, local propio, televisión, congeladoras, cocinas industriales, carrito, raspadillero.
                                                      II.            Intangibles.
Capacidades directivas de la dueña, conocimientos de los meseros y cocineros (know how), buena relación con los proveedores de suministros.

·         Sistema de trabajo:
El sistema de trabajo empieza cuando el cliente llega al establecimiento se sienta y es atendido por un mesero, este mismo toma el pedido y lo lleva a caja donde se registra en una cartulina grande los pedidos que están divididos en varias secciones: ceviches, carnes, seco de chavelo, etc.   Luego el mismo mesero lleva el pedido a cocina y aquí se registra otra vez en una cartulina. La cocina esta dividida según el tipo según el tipo de plato que se prepara, cada área toma el pedido de su pertinencia y una vez que esta listo se tacha el registro de dicho pedido en la cartulina, se notifica por medio de una campana a los meseros. El cliente pide la cuenta al mesero, este último se dirige a caja y pide la cuenta a la cajera. Esta hace un recuento de todos los pedidos de la mesa del cliente sumándolos y dictando el monto final al mesero que se encarga de hacer la boleta a mano.

·         Análisis Foda:



II Conclusión estratégica desde el punto de vista del SI/TI


a)      Incorporación de un SI, ¿Por qué?
La implementación de un ERP, en esta etapa del negocio seria muy útil para solucionar muchos problemas que a continuación describo:
·         Dificultad para delegar caja dado que es más difícil llevar un control de esta al no contar con información en tiempo real sobre el flujo de dinero. El no poder delegar la caja impide a la dueña del negocio ocuparse de temas que considera más importantes como la atención.
·         Lentitud a la hora de cobrarle a los clientes puesto que se debe ubicar en la cartulina de registro los pedidos de sus mesas y una vez recogidos estos hacer la boleta o factura manualmente.
·         El mesero deja de atender a los clientes mientras espera que la cajera recopile los pedidos de la mesa que desea cancelar y pueda hacer la boleta.
·         Se lleva un doble registro (uno en caja y otro en cocina), duplicidad de información. Esto puede causar problemas como la no coincidencia de ambos registros.
·         No se lleva estadísticas de las ventas que permitan programar de forma más exacta el abastecimiento de suministros.
·         Ingreso de nuevos productos: El restaurante poco a poco va agregando nuevos platos, pero en la carta no aparecen, estos nuevos platos que se agregan no se registran en ningún lugar solo en la mente de la dueña que es la cajera porque los meseros no los proponen cuando te dan la carta.









Al implementar un sistema de información nos servirá solo como una herramienta para poder mejorar la gestión del negocio, poder brindar un mejor servicio  a los clientes, simplificar el trabajo del personal, llevar un mejor control de los pedidos, y una serie de mas ventajas. Es importante mencionar que los dueños del negocio están convencidos que toda inversión que han hecho para crecer le ha traído resultados positivos, como por ejemplo la adquisición de un nuevo local, mayor personal, mayor limpieza, etc. Entonces  es factible que después de explicarles las grandes oportunidades y ventajas que pueden tener al implementar un ERP estén convencidos que el SI les dará esos beneficios, la empresa en sus 10 años de operación desde que empezó con una carretilla frente al mega ha ido evolucionando e invirtiendo constantemente hasta llegar al establecimiento que ahora posee. Este software sería adquirido a través de un proveedor externo de software donde tienen formatos estándares según el giro de negocio que cada empresa tenga.

Es importante también aparte de tener un registro de los pedidos tener un registro de los clientes para un futuro programa de fidelización porque a pesar que no invierten ningún sol en publicidad tiene clientes que frecuentan la localidad en varias oportunidades y esto ellos no lo tienes registrado.


b)      Características del Software

·         Registro de los pedidos tomados por los clientes.
·         Impresión automática de boletas o facturas.
·         Notificación automática a cocina sobre los pedidos tomados en caja.*
·         Registro del flujo de efectivo.
·         Registro de los insumos consumidos para lo cual el programa debe incorporar la receta de los platos.
·         Sencillez y usabilidad: preparado para lector de código de barras, TPV táctil y no táctil, teclas de acceso rápidas, claridad para el ingreso de nuevos productos que realiza el restaurant que antes no eran registrados en una base de datos.
*El sistema podría mostrar los pedidos en una pantalla en cocina de tal forma que se elimine la duplicidad de información. En cocina se podría, mediante un segundo terminal, eliminar los platos que pierden la condición de pendientes y salen.

El software propuesto es uno muy simple que lo ofrece la empresas SOFTPYMES y el formato estándar se llama AZ HOSTELERIA, donde cuenta con una serie de opciones interesantes que le pueden servir al restaurante para la gestión de su negocio.
Este programa se creo cuando se detecto la necesidad de muchas medianas y pequeñas empresas la obtención de un software sencillo y eficaz, lejos de horas de aprendizaje antes de su utilización. Su funcionamiento es muy intuitivo, por ejemplo el proceso de facturación se puede realizar de forma manual gracias a la pantalla táctil aprovechando las ventajas del computador. De este modo las empresas donde está implantado generan automáticamente facturas, estadísticas e informes desde el primer día, sin necesidad de curso alguno y cubriendo eficientemente todas sus necesidades.
El costo es de 93.41 dólares, se necesita un requerimiento de PC, 256 MB RAM, 80 MB de espacio en disco duro, monitor con resolución de 1024 x 768 y Windows 98/ ME / NT / XP / VISTA/ W. 7

c)       Implementación del Hardware:

Se procede a adquirir las computadoras y demás dispositivos que se requerirán. Deberá tomarse en cuenta una buena ubicación para estos equipos. Así también él cableado necesario para colocar en red los dos terminales que se sugiere utilizar. Los equipos a adquirir e implementar podrían ser:

A.- Dos computadoras de rendimiento estándar.
B.- 2 impresoras matriciales para la impresión de boletas.
C.- 1 impresora de tickets







d)      Mantenimiento:


 Una vez implementado el sistema durante los primeros meses puede ser necesaria la presencia de algún técnico para que solucione los problemas más comunes y enseñe a los usuarios a resolverlos como pueden ser: el atasco de papel en las impresoras, colgado de las maquinas, entre otros.
Con el tiempo además se ingresaran nuevas modificaciones de necesidades que irán surgiendo con el tiempo.


e)      Presupuesto:

·         Costo del ERP y su adecuación
o   ERP                                               S/. 208 ( 93.41*2.8)

·         Costo del Hardware
o   Dos ordenadores    S/. 3400
o   Dos impresoras       S/. 1400

Total estimado
                                                       S/. 5008.












f)       Lista de Actividades
ID
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
RESPONSABLE
RECURSO
1.
Gestión del proyecto
Documentación que resume todo el proceso administrativo del proyecto, se definen los recursos requeridos para cumplir los objetivos.
El dueño del restaurante
Una computadora e internet
2.
Búsqueda de software
Aquí se realiza la búsqueda de información y de oferta sobre software para implementar.
El dueño del restaurante y cajera (dueña)
Una computadora e internet
3.
Estimación de costos y presupuestos
Estimación de costos: Estimar el costo del sistema de información, los costos de capacitación del personal.

El dueño del restaurante y cajera (dueña)
Mesa, papel, lápiz,  computadoras, internet
4.
Selección del software
Se elige que sistema se va a implantar después de analizar las opciones anteriores
El dueño del restaurante y cajera (dueña)
Una computadora e internet
5.
Plan general del proyecto
Documento donde se determina los requisitos necesarios para el proyecto, los responsables para cumplir este ultimo y objeticos a cumplir
El dueño del restaurante y cajera (dueña)
Mesa, papel, lápiz,  computadoras, internet
6.
Cronograma del proyecto
Fechas planificadas para realizar las actividades
El dueño del restaurante y cajera (dueña)
Mesa, papel
7.
Pruebas piloto
Aquí se prueba la funcionalidad del sistema
Cajera la dueña y los cocineros
Una computadora e internet
8.
Implementación
Poner en operativo el sistema, llenando bases de datos con los nuevos productos, clientes, se realizan ajustes hasta que el sistema se estabiliza
Cajera la duela, los cocineros y meseros.
Computadoras e internet


g)      Diagrama de Gant






















1 MES
2 MES
3 MES
ACTIVIDADES
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
  1. Gestión del Proyecto
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  1. Búsqueda del software
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  1. Costos y presupuestos
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  1. Selección del software


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  1. Cronograma del proyecto


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  1. Pruebas piloto





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  1. Implementación del sistema







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