jueves, 2 de diciembre de 2010

II Conclusión estratégica desde el punto de vista del SI/TI


a)      Incorporación de un SI, ¿Por qué?
La implementación de un ERP, en esta etapa del negocio seria muy útil para solucionar muchos problemas que a continuación describo:
·         Dificultad para delegar caja dado que es más difícil llevar un control de esta al no contar con información en tiempo real sobre el flujo de dinero. El no poder delegar la caja impide a la dueña del negocio ocuparse de temas que considera más importantes como la atención.
·         Lentitud a la hora de cobrarle a los clientes puesto que se debe ubicar en la cartulina de registro los pedidos de sus mesas y una vez recogidos estos hacer la boleta o factura manualmente.
·         El mesero deja de atender a los clientes mientras espera que la cajera recopile los pedidos de la mesa que desea cancelar y pueda hacer la boleta.
·         Se lleva un doble registro (uno en caja y otro en cocina), duplicidad de información. Esto puede causar problemas como la no coincidencia de ambos registros.
·         No se lleva estadísticas de las ventas que permitan programar de forma más exacta el abastecimiento de suministros.
·         Ingreso de nuevos productos: El restaurante poco a poco va agregando nuevos platos, pero en la carta no aparecen, estos nuevos platos que se agregan no se registran en ningún lugar solo en la mente de la dueña que es la cajera porque los meseros no los proponen cuando te dan la carta.









Al implementar un sistema de información nos servirá solo como una herramienta para poder mejorar la gestión del negocio, poder brindar un mejor servicio  a los clientes, simplificar el trabajo del personal, llevar un mejor control de los pedidos, y una serie de mas ventajas. Es importante mencionar que los dueños del negocio están convencidos que toda inversión que han hecho para crecer le ha traído resultados positivos, como por ejemplo la adquisición de un nuevo local, mayor personal, mayor limpieza, etc. Entonces  es factible que después de explicarles las grandes oportunidades y ventajas que pueden tener al implementar un ERP estén convencidos que el SI les dará esos beneficios, la empresa en sus 10 años de operación desde que empezó con una carretilla frente al mega ha ido evolucionando e invirtiendo constantemente hasta llegar al establecimiento que ahora posee. Este software sería adquirido a través de un proveedor externo de software donde tienen formatos estándares según el giro de negocio que cada empresa tenga.

Es importante también aparte de tener un registro de los pedidos tener un registro de los clientes para un futuro programa de fidelización porque a pesar que no invierten ningún sol en publicidad tiene clientes que frecuentan la localidad en varias oportunidades y esto ellos no lo tienes registrado.


b)      Características del Software

·         Registro de los pedidos tomados por los clientes.
·         Impresión automática de boletas o facturas.
·         Notificación automática a cocina sobre los pedidos tomados en caja.*
·         Registro del flujo de efectivo.
·         Registro de los insumos consumidos para lo cual el programa debe incorporar la receta de los platos.
·         Sencillez y usabilidad: preparado para lector de código de barras, TPV táctil y no táctil, teclas de acceso rápidas, claridad para el ingreso de nuevos productos que realiza el restaurant que antes no eran registrados en una base de datos.
*El sistema podría mostrar los pedidos en una pantalla en cocina de tal forma que se elimine la duplicidad de información. En cocina se podría, mediante un segundo terminal, eliminar los platos que pierden la condición de pendientes y salen.

El software propuesto es uno muy simple que lo ofrece la empresas SOFTPYMES y el formato estándar se llama AZ HOSTELERIA, donde cuenta con una serie de opciones interesantes que le pueden servir al restaurante para la gestión de su negocio.
Este programa se creo cuando se detecto la necesidad de muchas medianas y pequeñas empresas la obtención de un software sencillo y eficaz, lejos de horas de aprendizaje antes de su utilización. Su funcionamiento es muy intuitivo, por ejemplo el proceso de facturación se puede realizar de forma manual gracias a la pantalla táctil aprovechando las ventajas del computador. De este modo las empresas donde está implantado generan automáticamente facturas, estadísticas e informes desde el primer día, sin necesidad de curso alguno y cubriendo eficientemente todas sus necesidades.
El costo es de 93.41 dólares, se necesita un requerimiento de PC, 256 MB RAM, 80 MB de espacio en disco duro, monitor con resolución de 1024 x 768 y Windows 98/ ME / NT / XP / VISTA/ W. 7

c)       Implementación del Hardware:

Se procede a adquirir las computadoras y demás dispositivos que se requerirán. Deberá tomarse en cuenta una buena ubicación para estos equipos. Así también él cableado necesario para colocar en red los dos terminales que se sugiere utilizar. Los equipos a adquirir e implementar podrían ser:

A.- Dos computadoras de rendimiento estándar.
B.- 2 impresoras matriciales para la impresión de boletas.
C.- 1 impresora de tickets







d)      Mantenimiento:


 Una vez implementado el sistema durante los primeros meses puede ser necesaria la presencia de algún técnico para que solucione los problemas más comunes y enseñe a los usuarios a resolverlos como pueden ser: el atasco de papel en las impresoras, colgado de las maquinas, entre otros.
Con el tiempo además se ingresaran nuevas modificaciones de necesidades que irán surgiendo con el tiempo.


e)      Presupuesto:

·         Costo del ERP y su adecuación
o   ERP                                               S/. 208 ( 93.41*2.8)

·         Costo del Hardware
o   Dos ordenadores    S/. 3400
o   Dos impresoras       S/. 1400

Total estimado
                                                       S/. 5008.












f)       Lista de Actividades
ID
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
RESPONSABLE
RECURSO
1.
Gestión del proyecto
Documentación que resume todo el proceso administrativo del proyecto, se definen los recursos requeridos para cumplir los objetivos.
El dueño del restaurante
Una computadora e internet
2.
Búsqueda de software
Aquí se realiza la búsqueda de información y de oferta sobre software para implementar.
El dueño del restaurante y cajera (dueña)
Una computadora e internet
3.
Estimación de costos y presupuestos
Estimación de costos: Estimar el costo del sistema de información, los costos de capacitación del personal.

El dueño del restaurante y cajera (dueña)
Mesa, papel, lápiz,  computadoras, internet
4.
Selección del software
Se elige que sistema se va a implantar después de analizar las opciones anteriores
El dueño del restaurante y cajera (dueña)
Una computadora e internet
5.
Plan general del proyecto
Documento donde se determina los requisitos necesarios para el proyecto, los responsables para cumplir este ultimo y objeticos a cumplir
El dueño del restaurante y cajera (dueña)
Mesa, papel, lápiz,  computadoras, internet
6.
Cronograma del proyecto
Fechas planificadas para realizar las actividades
El dueño del restaurante y cajera (dueña)
Mesa, papel
7.
Pruebas piloto
Aquí se prueba la funcionalidad del sistema
Cajera la dueña y los cocineros
Una computadora e internet
8.
Implementación
Poner en operativo el sistema, llenando bases de datos con los nuevos productos, clientes, se realizan ajustes hasta que el sistema se estabiliza
Cajera la duela, los cocineros y meseros.
Computadoras e internet


g)      Diagrama de Gant






















1 MES
2 MES
3 MES
ACTIVIDADES
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
  1. Gestión del Proyecto
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X
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  1. Búsqueda del software
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  1. Costos y presupuestos
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  1. Selección del software


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  1. Cronograma del proyecto


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  1. Pruebas piloto





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  1. Implementación del sistema







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